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個人の通帳と会社の通帳はきちんと区別してお金の管理をします。ここが明確になっていないと経理処理は煩雑になってしまいます。
そのうえで、会社の通帳に関してもメインとサブの2冊程度に抑えると会社の事務処理としては簡略化されると思われます。
金融機関からの借入がない場合や非常に小規模な会社については、通帳を1冊にまとめてしまうことを考慮されても良いかと思います。通帳を1冊にし、会社の資金の大部分を通帳を通すことで、資金収支の状況を概略ではありますが把握することができるなどのメリットもあります。
経費の精算は決められた定型のフォームに、各従業員に記載してもらったうえで精算します。
例えば、社内で統一された「経費精算書」を作成し、それを利用して、2週間に1度あるいは月に1度とかの、会社の実情に応じた経費の精算日を決めてしまいます。
経費の精算をその都度行うのではなく、精算の締日を決めて月に1度か2度の精算にするとともに、「経費精算書」に記入してもらうことで経理担当者の負担を軽くします。
また、現金による経費の精算回数が増えるとその分、事務手続きは煩雑になりますので、給与の振込と一緒に経費の立替の振込を行うことでさらに効率化することができます。
振替伝票を手書きで作成し、その振替伝票を会計ソフトに入力されている会社さんも存在します。振替伝票と、伝票の元となる請求書などの資料を照合して間違いがないか確認するわけですが、小さな会社では、手書きの振替伝票は不要な場合が殆どです。
振替伝票を手書きで作成することは、それなりの時間を費やすことになりますし、その振替伝票をいくらチェックしても、会計ソフトに入力するときに入力ミスをしてしまえば最終的な成果物は間違ったものが作成されます。
手書きの振替伝票の作成やその伝票の検証に時間を費やすくらいなら、会計ソフトに入力された内容に誤りがないかを確認したり、成果物である決算書の分析に時間を取って、会社を強くするためにはどうするべきかを考えることに時間を費やすべきだと思います。
手書きで伝票を書いたり、伝票にゴム印を押したりしている会社では、その作業を一部でも簡略化することができないかを検討してみることをお勧めします。
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