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従業員を雇用する際、一般的に以下のような書類を集めます。
応募時
- 履歴書
- 職務経歴書（中途採用者）
- 新卒者については学業成績証明書
- 卒業見込み証明書など
採用時
- 身元保証書
- 誓約書
- 最初の給与支払日までに「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を従業員に配布し、記載のうえ、提出してもらい会社で保管します。パート・アルバイトでも、扶養する家族がいなくても回収してください。提出しないと高めの税金を源泉徴収され、従業員も自分で確定申告が必要となります。
- 前勤務先の源泉徴収票。中途採用者の場合は年末調整のために、本年中に勤務先がある場合には、前勤務先の源泉徴収票を提出してもらう必要があります。この前勤務先の源泉徴収票の提出がないと年末調整はできません。
- 年金手帳（扶養の配偶者がいる場合は配偶者分も）
- 前職があれば、雇用保険の被保険者証（雇用保険の手続きに際して必要となります）
- 健康保険被扶養者（異動）届（被扶養者がいる場合）を記載して提出してもらう。
- 通勤交通費を支給する場合には通勤交通費支給申請書
- 給与を銀行振込で行う場合には口座振り込み依頼書など
会社側は、
- 採用条件を「労働条件通知書」「雇入通知書」等で会社から従業員に文書で通知する。
- 労働者名簿や賃金台帳を各人別に作成する。
- 源泉徴収簿を作成し、提出してもらった「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の内容を記載する。
- などの作業を行います。
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